黑龙江工程学院会计档案管理办法（试行）

第一章  总 则

第一条 为加强会计档案管理，有效保护和利用会计档案，完善内部控制制度，保证会计资料的完整性。根据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》《会计档案管理办法》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。

第二条  本办法所称会计档案，是指学校在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

第三条 学校应加强会计档案管理工作，建立健全会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。学校会计档案由档案馆和财务处共同归口管理。

（一）档案馆负责学校会计档案工作的总体指导、监督和检查，以及移交档案馆的会计档案管理工作；

（二）财务处负责学校会计档案的日常管理，包括会计档案的收集、整理、分类、立卷、归档、保管、利用（移交档案馆前）、移交工作。

第四条 档案馆和财务处分别设立专人负责会计档案的管理工作。出纳人员不得兼管会计档案工作。

第二章   会计档案内容

第五条  下列会计资料应当进行归档。

（一）会计凭证：包括原始凭证、记账凭证；

（二）会计账簿：包括总账、明细账、日记账及其他辅助性账簿；

（三）财务会计报告：包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告；

（四）其他会计资料：包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

第六条  同时满足下列条件的，学校内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。

（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，并设定经办、审核、审批等必要的审签程序；

（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的风险；

（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

第七条  满足本办法第七条规定条件，学校从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

第三章 会计档案日常管理

第八条 财务处按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷，编制会计档案保管清册。

第九条  当年形成的会计档案，在会计年度终了后，由财务处保管一年；期满之后，移交档案馆统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经档案馆同意。财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第十条 各类会计档案整理立卷要求：

（一）会计凭证：会计凭证要按时做好整理和归档责任到人，做到装订整齐、完整、牢固，按适当的厚度装订成本，每一本会计凭证的封面要写清楚年、月、日；自第**号至第**号，会计主管人员、装订人员要盖章，交专人负责保管。保管人按档案馆的有关要求，将装订好的凭证入盒，按期移交档案馆，由档案馆管理。

（二）会计账簿：年度终了，打印各种账册后，将活页账按顺序排好，加封面后装订成本。会计账簿封面的有关内容要写全，要写账户全称，不能只写科目的代号。“本账页数”要写账的有效页数；会计主管人员和会计人员都要盖章。归档时卷脊上必须写****年度****账，写上案卷号，按期归档。

（三）财务报告：年度终了，主管报告人员按时间顺序整理、装订、立卷。卷面上逐项写明报表名称、页数，经会计主管人员审核、盖章后，由专人负责装盒归档。

（四）其他会计资料：其他具有保存价值的会计资料按会计账簿的整理要求装订成本，立卷归档。

第十一条 交接会计档案时，要按照移交清册所列内容逐项交接，并由双方负责人共同监督。交接完毕后，双方经办人和监督人要在移交清册上签名或盖章。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其源数据一并移交，且文件格式符合学校及上级档案管理规定，特殊电子档案与读取平台一并移交，由档案馆进行检测后接收。

第十二条  会计档案一般不得借出。如有特殊需要，经档案馆、财务处负责人批准，可以提供查阅或者复印，并严格按照档案利用的相关制度履行登记手续。在进行会计档案查阅或者复印时，确保会计档案的安全完整，严禁篡改和损坏。经批准借出会计档案，限期归还。

第十三条  会计档案归口管理部门应保证会计档案完好无缺，做到不丢失，不破损等。会计档案具有保密性，其信息不能超过规定传递的范围。有关人员要严格执行安全和保密制度。

第十四条  会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为10年、30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

第十五条  各类会计档案的保管期限原则上应当按照《黑龙江工程学院会计档案保管期限表》（见附件）执行，该表中的会计档案保管期限为最低保管期限。

第四章  会计档案销毁

第十六条  档案馆组织财务处、审计处、纪委办公室等部门，定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，要重新划定保管期限；对保管期满确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第十七条 经鉴定可以销毁的会计档案，应当按照以下程序销毁。

（一）档案馆编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容；

（二）分管校领导、档案馆负责人、财务处负责人、档案馆经办人、财务处经办人在会计档案销毁清册上签署意见；

（三）档案馆负责组织会计档案销毁工作，并与财务处共同派人员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章，并将监销情况书面报告学校负责人。

（四）电子会计档案的销毁应符合国家有关电子档案的规定，并由档案馆、财务处和网络信息管理中心共同派人员监销。

第十八条 保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

第五章 附 则

第十九条  违反本办法规定的单位和个人，依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。

第二十条  本办法自发布之日起施行，由财务处负责解释。

附件：黑龙江工程学院会计档案保管期限表