一、本单位在公务活动中形成的应当立卷归档的材料，由文书部门收集整理，定期移交到学校档案馆集中管理。

二、本单位的个人在公务活动中形成的有保存价值的所有文字、图表、声像等材料应当及时整理立卷，并移交到学校档案馆。

三、任何部门和个人不得拒绝立卷归档或将档案据为己有，不得随意扩大或者缩小档案收集范围。

四、学校兼职档案员负责本部门归档文件材料的收集、整理、移交工作。

五、凡列入《黑龙江工程学院档案归档范围》的文件资料，自形成之日起至次年的四月十五日之前，由各部门兼职档案员负责整理立卷，移交到学校档案馆。

六、本单位向黑龙江省档案馆报送的现行文件，应该严格按照要求收集整理，由专人负责，在规定时间内报送。